Peluang Industri BPO di Indonesia: Layanan Pelanggan Sebagai Pilar Utama

foto: istimewa

Industri Business Process Outsourcing (BPO) di Indonesia berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir, seiring meningkatnya kebutuhan perusahaan akan solusi yang efisien dan terjangkau dalam mengelola layanan pelanggan. Layanan pelanggan, khususnya, menjadi fokus utama di mana banyak perusahaan global berkompetisi untuk memberikan pengalaman terbaik bagi konsumen. Dengan populasi yang besar, biaya tenaga kerja yang kompetitif, serta dukungan infrastruktur digital yang terus berkembang, Indonesia telah menjadi pasar yang menarik bagi penyedia layanan BPO dan customer service global.

1. Potensi Pasar BPO di Indonesia

Indonesia, sebagai negara dengan lebih dari 270 juta penduduk, menyediakan sumber daya manusia yang melimpah. Dengan bonus demografi yang dinikmati saat ini, tenaga kerja muda Indonesia dianggap memiliki kemampuan adaptasi yang tinggi, fleksibilitas, serta kecakapan digital. Hal ini menjadi daya tarik bagi perusahaan-perusahaan yang membutuhkan layanan pelanggan 24/7, baik melalui telepon, email, maupun media sosial. Kualitas dan aksesibilitas sumber daya manusia yang kompetitif memungkinkan perusahaan BPO menawarkan layanan berkualitas tinggi dengan biaya yang efisien.

Selain itu, tingkat penetrasi internet yang meningkat pesat turut mendukung industri ini. Berdasarkan data Asosiasi Penyedia Jasa Internet Indonesia (APJII), pada 2023, jumlah pengguna internet di Indonesia telah mencapai lebih dari 200 juta orang, menciptakan pasar digital yang sangat besar untuk diakses. Ini mendorong BPO untuk menghadirkan layanan pelanggan berbasis digital yang fleksibel dan dapat diakses dengan mudah oleh konsumen dari berbagai latar belakang.

2. Peran Teknologi dalam Evolusi Layanan Pelanggan

Industri BPO di Indonesia telah mengalami transformasi signifikan, dari layanan tradisional berbasis telepon ke layanan omni-channel yang mencakup berbagai platform digital seperti chat, email, media sosial, hingga aplikasi mobile. Penggunaan teknologi seperti Artificial Intelligence (AI) dan chatbots dalam melayani pelanggan juga semakin umum, membantu perusahaan merespons pelanggan secara lebih cepat dan tepat. AI memungkinkan analisis data dalam jumlah besar untuk memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan solusi yang lebih personal.

Automation juga memainkan peran penting dalam industri ini. Beberapa BPO telah mulai menerapkan RPA (Robotic Process Automation) untuk menyelesaikan tugas-tugas repetitif, sehingga agen dapat lebih fokus pada interaksi yang memerlukan empati dan penanganan khusus. Dengan kombinasi antara agen manusia dan teknologi otomatisasi, penyedia layanan BPO di Indonesia mampu memberikan pengalaman pelanggan yang semakin unggul dan efisien.

3. Kehadiran Pemain Global dan Kompetisi yang Ketat

Seiring dengan meningkatnya permintaan untuk layanan BPO, banyak pemain global yang memasuki pasar Indonesia. Beberapa perusahaan multinasional seperti Concentrix Limited Company, TDCX , Transcosmos Indonesia (Official) , Teleperformance , Alorica , PT VADS Indonesia , IGT Solutions dll telah berinvestasi dan mendirikan pusat operasional di Indonesia. Kehadiran pemain global ini memberikan dampak positif terhadap standar layanan pelanggan, di mana persaingan ketat mendorong peningkatan kualitas, pelatihan, serta pengembangan karyawan. BPO global ini datang untuk membersamai pemain lokal yang sudah sangat mapan di pasar Indonesia seperti PT. INFOMEDIA NUSANTARA by Telkom Indonesia, Mitracomm Ekasarana by Phintraco Group , RADIKARI , W Group, Convergnce dan lain-lain.

Persaingan ini tidak hanya terbatas pada penyedia layanan customer service tetapi juga termasuk penyedia layanan customer experience (CX), yang kini dianggap sebagai salah satu keunggulan kompetitif perusahaan. CX meliputi seluruh pengalaman pelanggan dengan suatu brand, yang mencakup tidak hanya interaksi langsung, namun juga perasaan dan kesan yang terbentuk dalam setiap titik kontak. Untuk memenangkan pasar, penyedia layanan BPO kini menawarkan CX yang terpadu, memadukan teknologi dan sentuhan personal dari agen.

4. Tantangan dan Peluang dalam Industri BPO di Indonesia

Meskipun industri BPO di Indonesia berkembang, terdapat beberapa tantangan yang harus dihadapi. Salah satunya adalah turnover karyawan yang cukup tinggi di industri ini. Tingkat stres yang tinggi dan jam kerja yang panjang sering kali menyebabkan agen customer service pindah pekerjaan dalam waktu singkat. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan BPO kini berfokus pada peningkatan kesejahteraan karyawan dan menawarkan peluang pengembangan karier yang lebih baik.

Di sisi lain, pemerintah Indonesia juga turut mendukung perkembangan industri ini dengan kebijakan dan regulasi yang semakin ramah bisnis. Program Making Indonesia 4.0 yang diinisiasi pemerintah, misalnya, mendorong penggunaan teknologi digital dalam berbagai sektor termasuk BPO. Hal ini tidak hanya membuka peluang untuk peningkatan kualitas layanan tetapi juga memberi kesempatan bagi industri BPO lokal untuk bersaing dengan pemain internasional.

5. Tren Masa Depan Industri BPO di Indonesia

Ke depannya, BPO di Indonesia diprediksi akan semakin berfokus pada pendekatan omnichannel untuk memberikan pengalaman pelanggan yang terintegrasi. Omnichannel memungkinkan pelanggan untuk berinteraksi melalui berbagai platform dengan pengalaman yang konsisten, yang semakin relevan di era digital saat ini.

Selain itu, pengalaman pelanggan berbasis data (data-driven customer experience) akan menjadi fokus utama. Dengan semakin banyaknya data pelanggan yang dapat diakses, BPO di Indonesia dapat memberikan layanan yang lebih personal dan proaktif. Tren ini juga selaras dengan preferensi pelanggan yang semakin menginginkan pengalaman yang mudah, cepat, dan disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

Kesimpulan

Industri BPO di Indonesia, khususnya layanan pelanggan, terus berkembang pesat dan menawarkan banyak peluang. Faktor-faktor seperti pertumbuhan populasi digital, kehadiran pemain global, dukungan teknologi, dan kebijakan pemerintah memberikan dasar yang kuat bagi Indonesia untuk menjadi salah satu pusat layanan pelanggan terdepan di kawasan Asia Tenggara. Bagi perusahaan BPO yang mampu berinovasi dan memberikan nilai tambah melalui teknologi dan layanan yang personal, masa depan industri ini di Indonesia sangat cerah.***

Foto: Bersama guru kami, babeh Reza Erlangga, dan rekan-rekan dari Infomedia Nusantara, Jakarta, 31 Oktober 2024 (ngobrol-ngobrol ringan tentang BPO dan hal-hal kekinian lainnya) 

Meningkatkan Skor CSAT yang Disebabkan oleh Masalah Produk

Customer Satisfaction Score (CSAT) adalah metrik penting yang digunakan perusahaan untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau layanan mereka. Skor ini sering kali dipengaruhi oleh berbagai faktor, termasuk masalah produk. Jika pelanggan mengalami masalah dengan produk yang mereka beli, hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan yang signifikan dan menurunkan skor CSAT. Artikel ini membahas penyebab umum masalah produk, dampaknya terhadap CSAT, dan strategi untuk meningkatkan skor CSAT dengan mengatasi masalah produk secara efektif.

Penyebab Umum Masalah Produk

1. Kualitas Produk yang Buruk

   • Produk yang tidak memenuhi standar kualitas dapat menyebabkan pelanggan merasa kecewa. Ini termasuk cacat produk, performa yang tidak sesuai harapan, dan daya tahan yang rendah.

2. Deskripsi Produk yang Tidak Jelas

   • Ketidaksesuaian antara deskripsi produk dan kenyataan dapat menyebabkan pelanggan merasa tertipu. Jika produk tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan dalam pemasaran, pelanggan mungkin akan merasa kecewa.

3. Berkurangnya Dukungan Purna Jual

   • Pelanggan yang mengalami masalah setelah membeli produk mungkin merasa frustrasi jika dukungan pelanggan tidak responsif atau tidak memadai. Keterbatasan dalam pelayanan purna jual dapat berkontribusi pada ketidakpuasan.

4. Kurangnya Pembaruan atau Perbaikan Produk

   • Ketidakmampuan untuk memperbarui atau memperbaiki produk yang bermasalah dapat menyebabkan pelanggan merasa diabaikan dan mengurangi kepercayaan mereka terhadap merek.

Dampak Masalah Produk terhadap Skor CSAT

Masalah produk dapat memiliki dampak signifikan terhadap skor CSAT, termasuk:

• Peningkatan Komplain Pelanggan: Ketidakpuasan yang muncul akibat masalah produk dapat menyebabkan peningkatan jumlah komplain, yang pada gilirannya mempengaruhi pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
• Penurunan Loyalitas Pelanggan: Pelanggan yang tidak puas cenderung tidak akan kembali atau merekomendasikan produk kepada orang lain, yang berdampak negatif pada reputasi merek.
• Pengaruh Negatif pada Ulasan dan Rekomendasi: Pengalaman negatif dapat mengarah pada ulasan buruk dan rekomendasi negatif, yang dapat merugikan penjualan di masa depan.

Strategi Meningkatkan Skor CSAT dengan Mengatasi Masalah Produk

1. Meningkatkan Kualitas Produk

   • Lakukan audit menyeluruh terhadap produk untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah kualitas. Implementasikan pengujian kualitas yang ketat dan gunakan umpan balik pelanggan untuk perbaikan berkelanjutan.

2. Memperbaiki Deskripsi Produk

   • Pastikan deskripsi produk akurat dan jelas. Gunakan gambar berkualitas tinggi dan informasi lengkap untuk membantu pelanggan membuat keputusan yang tepat.

3. Meningkatkan Dukungan Purna Jual

   • Latih tim dukungan pelanggan untuk memberikan respons yang cepat dan efektif terhadap masalah yang dihadapi pelanggan. Tawarkan berbagai saluran dukungan, seperti telepon, email, dan obrolan langsung, untuk memastikan pelanggan dapat menghubungi perusahaan dengan mudah.

4. Mengimplementasikan Proses Umpan Balik

   • Buat saluran yang memungkinkan pelanggan memberikan umpan balik secara langsung tentang produk. Gunakan data ini untuk menganalisis masalah dan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian lebih.

5. Menawarkan Garansi dan Kebijakan Pengembalian yang Jelas

   • Berikan jaminan atau kebijakan pengembalian yang jelas untuk meningkatkan rasa aman bagi pelanggan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan percaya pada kualitas produk mereka dan siap mengambil tanggung jawab jika terjadi masalah.

6. Komunikasi Proaktif

   • Jika ada masalah yang diketahui dengan produk, beri tahu pelanggan sebelum mereka mengalaminya. Menyampaikan informasi ini secara transparan dapat membantu membangun kepercayaan dan mengurangi frustrasi.

7. Menggunakan Teknologi untuk Memantau Masalah Produk

   • Gunakan teknologi dan alat analisis untuk memantau masalah produk secara real-time. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah dengan cepat sebelum berdampak lebih luas pada pelanggan.

Kesimpulan

Meningkatkan skor CSAT yang disebabkan oleh masalah produk memerlukan pendekatan yang proaktif dan terencana. Dengan meningkatkan kualitas produk, memperbaiki deskripsi, meningkatkan dukungan purna jual, dan berkomunikasi secara transparan dengan pelanggan, perusahaan dapat mengatasi masalah yang ada dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Dengan melakukan hal ini, perusahaan tidak hanya dapat meningkatkan skor CSAT, tetapi juga membangun hubungan yang lebih baik dan lebih tahan lama dengan pelanggan mereka. Skor CSAT yang tinggi akan berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang perusahaan dan reputasi yang positif di pasar.

Understanding and Addressing CSAT and AHT Issues in Contact Centers

Introduction

In contact center operations, CSAT (Customer Satisfaction Score) and AHT (Average Handling Time) are critical metrics for measuring the success of customer service. When these metrics fall below expectations, it indicates inefficiencies that can affect both customer experience and operational costs. This article explores common reasons why CSAT and AHT targets may not be achieved and provides solutions to improve them.

Why CSAT May Not Be Achieved

1. Poor Communication Skills

   • Agents may lack clarity, making it difficult for customers to understand their solutions. Inconsistent or robotic responses can also lead to dissatisfaction.

2. Insufficient Agent Training

   • Agents who do not have adequate product or service knowledge may provide incorrect information, leading to frustration. Additionally, poor training in soft skills can make it challenging to handle escalations smoothly.

3. Long Wait or Hold Times

   • Excessive wait times, frequent transfers, or unresolved issues can significantly reduce customer satisfaction. Delays in connecting with agents or holding for long periods negatively impact the overall experience.

4. System and Process Issues

   • Technical downtimes or complex processes can slow down the resolution of customer inquiries, causing frustration. Inconsistent customer data can lead to prolonged interactions or repeated queries.

5. Product Issues

   • Frequent defects or discrepancies between marketing promises and actual product performance also contribute to customer dissatisfaction.

Solutions to Improve CSAT

1. Enhanced Training Programs

   • Regular and comprehensive training in communication, product knowledge, and handling difficult situations can help agents perform better.

2. Empowering Agents

   • Allowing agents to make quick decisions on the spot can lead to faster resolutions and higher customer satisfaction.

3. Improving System Reliability

   • Investing in better technology to reduce downtime ensures agents can resolve issues more efficiently.

4. Reducing Hold Times

   • Analyzing call patterns and adjusting staffing during peak hours can help reduce long wait times and ensure prompt service.

5. Proactive Management of Product Issues

• Notifying customers of potential issues before they call and training agents to offer preemptive solutions can manage customer expectations better.

--

Why AHT May Not Be Achieved

1. Inefficient Processes

   • Overly complicated workflows and manual processes can unnecessarily extend handling times.

2. Lack of Agent Knowledge

   • When agents spend too much time searching for information or escalating cases, it leads to higher AHT. This is often due to limited system familiarity or insufficient access to resources.

3. Complex Customer Issues

   • Some problems are inherently complex and take more time to resolve. When the issue isn't clearly defined at the start, this further prolongs the call.

4. Overemphasis on First Call Resolution (FCR)

   • While resolving issues in one call is ideal, over-prioritizing FCR can cause agents to spend too much time on a single interaction, impacting overall AHT.

Solutions to Improve AHT

1. Simplifying Processes

   • Streamlining workflows and automating repetitive tasks can reduce handling times and increase efficiency.

2. Improved Knowledge Management

   • Creating a comprehensive and easily accessible knowledge base ensures agents can quickly find the information they need.

3. Efficient Handling of Complex Issues

   • Triage calls based on complexity and route them to specialized teams to ensure timely and accurate resolutions.

4. Balancing FCR with AHT

   • Train agents to find a balance between resolving issues effectively and not overextending call times unnecessarily. Recognizing when follow-ups are necessary is key.

Conclusion

Achieving a balance between CSAT and AHT requires continuous improvements in agent training, process simplification, and technology. While maintaining high service quality, optimizing workflows and empowering agents can ensure these critical metrics are consistently met.

Pentingnya Digital Customer Care di Era Kompetisi Modern

Digital customer care atau layanan pelanggan digital menjadi semakin krusial dalam era kompetisi bisnis yang semakin dinamis. Transformasi digital telah mengubah cara bisnis berinteraksi dengan pelanggan, memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan lebih cepat, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan konsumen masa kini. Pelanggan modern tidak hanya menuntut produk berkualitas tinggi, tetapi juga pengalaman pelanggan yang mulus dan memuaskan. Oleh karena itu, digital customer care berperan penting dalam menciptakan pengalaman yang membuat pelanggan merasa dihargai dan diperhatikan, yang pada akhirnya meningkatkan loyalitas pelanggan. 

Salah satu keuntungan terbesar dari layanan pelanggan digital adalah ketersediaannya yang tanpa batas waktu. Di dunia yang terhubung secara global dan beroperasi 24/7, pelanggan mengharapkan akses ke layanan kapan saja mereka membutuhkannya, bahkan di luar jam kerja. Teknologi seperti chatbot dan platform media sosial memungkinkan perusahaan untuk merespons pertanyaan atau keluhan pelanggan secara instan, memberikan solusi yang cepat dan efisien. Ini membantu perusahaan dalam menjaga kepuasan pelanggan dan memberikan pengalaman yang konsisten, di mana pun dan kapan pun. 

Selain kecepatan, digital customer care juga memungkinkan bisnis untuk mempersonalisasi interaksi mereka dengan pelanggan. Dengan memanfaatkan data pelanggan yang dikumpulkan dari berbagai platform digital, perusahaan dapat memahami preferensi individu dan memberikan solusi yang lebih relevan. Personalisasi ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga menciptakan hubungan yang lebih erat antara pelanggan dan brand. Pelanggan yang merasa diperlakukan secara personal akan lebih cenderung tetap setia dan bahkan merekomendasikan bisnis kepada orang lain. 

Layanan pelanggan digital juga berperan dalam meningkatkan efisiensi operasional. Dengan adanya teknologi otomatisasi seperti AI, banyak tugas rutin dapat diselesaikan tanpa campur tangan manusia, mengurangi beban kerja tim layanan pelanggan. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menangani volume permintaan yang lebih besar tanpa harus memperbesar tim mereka secara signifikan. Selain itu, solusi digital ini membantu mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat waktu respons, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional. 

Digital customer care juga memainkan peran penting dalam memperluas jangkauan pasar. Dengan adanya layanan berbasis digital, perusahaan tidak lagi terbatas pada batasan geografis dalam melayani pelanggan. Bisnis kecil dan menengah dapat menjangkau konsumen global dengan lebih mudah, berkat platform digital yang memungkinkan komunikasi lintas zona waktu dan bahasa. Hal ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk bersaing di pasar global tanpa memerlukan infrastruktur fisik yang besar. 

Reputasi perusahaan sangat bergantung pada seberapa baik mereka menangani interaksi dengan pelanggan. Dalam dunia digital, ulasan dan feedback pelanggan dapat tersebar dengan cepat melalui media sosial dan platform ulasan online. Oleh karena itu, digital customer care sangat penting dalam membangun dan mempertahankan reputasi yang baik. Respons yang cepat dan tepat terhadap keluhan atau masalah pelanggan dapat meminimalkan dampak negatif dan mendorong ulasan positif, yang pada akhirnya mempengaruhi keputusan calon pelanggan. 

Selain menjaga reputasi, layanan pelanggan digital juga menawarkan keunggulan dalam hal pengumpulan data. Setiap interaksi digital dengan pelanggan dapat diolah menjadi data berharga yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi pola, tren, dan kebutuhan pelanggan. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk mengoptimalkan strategi pemasaran, pengembangan produk, dan peningkatan layanan, sehingga bisnis bisa lebih responsif terhadap perubahan preferensi pelanggan. Dalam jangka panjang, ini memberikan perusahaan wawasan yang lebih mendalam untuk pengambilan keputusan yang lebih cerdas. 

Di tengah persaingan yang semakin ketat, digital customer care juga membantu bisnis tetap adaptif terhadap tren konsumen yang terus berubah. Teknologi digital memungkinkan perusahaan untuk memantau perilaku pelanggan secara real-time, sehingga mereka bisa dengan cepat menyesuaikan strategi untuk memenuhi ekspektasi yang berubah. Bisnis yang mampu merespons dengan cepat terhadap perubahan ini akan lebih unggul dalam persaingan dibandingkan dengan yang lambat beradaptasi. 

Keberadaan layanan pelanggan digital juga memberikan peluang untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan. Melalui media sosial, email, dan platform obrolan langsung, perusahaan dapat membangun interaksi yang lebih aktif dengan pelanggan. Ini menciptakan hubungan yang lebih erat dan memperkuat loyalitas pelanggan terhadap brand. Keterlibatan yang kuat ini tidak hanya menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, tetapi juga membuka peluang untuk penjualan berulang dan peningkatan rekomendasi dari mulut ke mulut. 

Secara keseluruhan, digital customer care menjadi komponen yang tidak dapat diabaikan dalam strategi bisnis modern. Di tengah persaingan yang semakin sengit, perusahaan yang mampu memberikan layanan pelanggan yang cepat, responsif, dan personal akan lebih unggul dalam menarik dan mempertahankan pelanggan. Digital customer care bukan lagi sekadar tambahan, tetapi menjadi elemen kunci dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang optimal, meningkatkan loyalitas, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
***

Artikel menarik lainnya:
Taksonomi Bloom: Enam Tingkat Berpikir
Perjalanan Web1 hingga Web3
5 Komponen Utama Digital Customer Care

Lima Komponen Utama Customer Care yang Efektif

Pict source: https://www.brandknewmag.com/

Digital customer care, atau layanan pelanggan digital, telah menjadi elemen krusial dalam dunia bisnis modern. Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi dan semakin tingginya ekspektasi konsumen, perusahaan perlu memastikan bahwa mereka dapat menjawab kebutuhan pelanggan dengan cepat dan efektif melalui berbagai platform digital. Tidak hanya sekadar memberikan jawaban, tetapi juga menciptakan pengalaman yang menyenangkan dan tak terlupakan bagi pelanggan.

Di era digital, pelanggan memiliki akses mudah ke informasi dan pilihan yang melimpah. Mereka bisa dengan cepat membandingkan produk dan layanan, membaca ulasan, dan berinteraksi langsung dengan merek favorit mereka melalui media sosial. Oleh karena itu, digital customer care bukan lagi sekadar opsi, melainkan kebutuhan yang mendesak. Perusahaan yang gagal beradaptasi dengan perubahan ini berisiko kehilangan pelanggan kepada pesaing yang lebih responsif dan inovatif.

Komponen Utama Digital Customer Care

Untuk membangun strategi digital customer care yang efektif, ada beberapa komponen utama yang harus diperhatikan:

1. Multichannel Support/ Bantuan Multisaluran: Pelanggan modern berinteraksi dengan merek melalui berbagai platform digital, mulai dari media sosial, email, hingga aplikasi mobile. Perusahaan harus mampu menyediakan dukungan di semua saluran ini untuk memastikan bahwa pelanggan dapat mengakses bantuan kapan saja dan di mana saja.

2. Real Time Assistance (RTA) / Bantuan Real-time: Di era serba cepat ini, pelanggan mengharapkan respon yang cepat dan tepat waktu. Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi seperti chatbot dan live chat untuk memberikan bantuan real-time, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan.

3. Personalization / Personalisasi Layanan: Setiap pelanggan memiliki kebutuhan dan preferensi yang unik. Dengan menggunakan data pelanggan, perusahaan dapat menyesuaikan tanggapan dan solusi yang diberikan, sehingga pelanggan merasa lebih dihargai dan diakui.

4. Self-service Option / Opsi Swadaya: Banyak pelanggan yang lebih memilih untuk menemukan jawaban atas pertanyaan mereka sendiri. Dengan menyediakan FAQ online, basis pengetahuan, dan tutorial, perusahaan dapat memberikan solusi cepat tanpa perlu pelanggan menghubungi CS secara langsung.

5. Data Analytic / Analitik Data: Data dari interaksi digital pelanggan sangat berharga untuk memahami perilaku dan preferensi mereka. Dengan analitik data yang canggih, perusahaan dapat mengidentifikasi tren, memprediksi kebutuhan pelanggan di masa depan, dan mengoptimalkan strategi layanan mereka.

Masa Depan Digital Customer Care

Ke depan, digital customer care akan semakin terintegrasi dengan kecerdasan buatan (AI) dan analitik data yang lebih canggih. Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk tidak hanya merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih cepat, tetapi juga memprediksi apa yang akan dibutuhkan pelanggan di masa depan. Misalnya, dengan memanfaatkan machine learning, perusahaan dapat mengenali pola perilaku pelanggan dan memberikan rekomendasi atau solusi yang tepat bahkan sebelum pelanggan menyadari mereka membutuhkannya.

Selain itu, dengan meningkatnya adopsi perangkat Internet of Things (IoT), digital customer care akan semakin berkembang ke dalam bentuk yang lebih personal dan terhubung. Perangkat pintar yang digunakan oleh pelanggan dapat langsung mengirimkan data ke pusat layanan, memungkinkan perbaikan atau dukungan yang lebih cepat dan tepat waktu.

Digital customer care bukan sekadar layanan tambahan, melainkan komponen esensial dari strategi bisnis yang sukses di era digital. Dengan memberikan layanan yang cepat, personal, dan proaktif, perusahaan dapat membangun hubungan yang kuat dan berkelanjutan dengan pelanggan. Dalam dunia yang semakin terhubung ini, perusahaan yang mampu mengoptimalkan digital customer care akan memiliki keunggulan kompetitif yang signifikan, menciptakan loyalitas pelanggan yang tidak hanya bertahan, tetapi juga berkembang dari waktu ke waktu.

Memahami Customer Experience (CX) dan Customer Service (CS): Perbedaan dan Keterkaitannya

pict source: tettra.com

Dalam dunia bisnis modern, istilah "Customer Experience" (CX) dan "Customer Service" (CS) sering digunakan, namun tidak jarang menyebabkan kebingungan, terutama bagi mereka yang belum terlalu familiar dengan dunia layanan pelanggan. Keduanya sering dianggap serupa, padahal sebenarnya memiliki perbedaan mendasar, meskipun saling terkait dan bersinggungan dalam banyak aspek.

Apa itu Customer Service (CS)?

Customer Service adalah bagian yang lebih spesifik dari layanan pelanggan. CS adalah layanan atau dukungan yang diberikan kepada pelanggan sebelum, selama, dan setelah pembelian produk atau jasa. Fokus utama dari CS adalah membantu pelanggan dalam menyelesaikan masalah, memberikan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi dengan baik. Ini bisa berupa interaksi langsung, seperti panggilan telepon, obrolan (chat), email, atau bahkan interaksi tatap muka di toko fisik.

Peran utama CS adalah memastikan bahwa pelanggan mendapatkan apa yang mereka inginkan dengan cara yang paling mudah dan nyaman. Seorang customer service representative (CSR) bertindak sebagai perantara antara perusahaan dan pelanggan, memastikan komunikasi berjalan dengan lancar dan masalah-masalah diselesaikan secepat mungkin.

Apa itu Customer Experience (CX)?

Customer Experience (CX) mencakup seluruh perjalanan pelanggan dalam berinteraksi dengan suatu merek atau perusahaan. Ini mencakup semua touchpoints yang dilalui pelanggan, mulai dari kesadaran terhadap produk, proses pembelian, penggunaan produk, hingga pengalaman pasca-pembelian. CX mencakup semua aspek pengalaman pelanggan, baik yang disadari maupun tidak, dan mencerminkan bagaimana perasaan pelanggan terhadap merek tersebut.

Dalam CX, fokusnya adalah pada keseluruhan perjalanan pelanggan dan emosi yang terlibat di setiap tahap perjalanan tersebut. Ini berarti CX tidak hanya ditentukan oleh interaksi langsung dengan customer service, tetapi juga oleh faktor-faktor seperti desain website, kemudahan navigasi, kualitas produk, komunikasi yang konsisten, dan bahkan budaya perusahaan.

Perbedaan Utama antara CX dan CS

1. Ruang Lingkup:

   - CS: Terbatas pada interaksi langsung antara pelanggan dan perusahaan untuk menyelesaikan masalah atau memberikan bantuan.

   - CX: Mencakup keseluruhan pengalaman pelanggan dengan merek, mulai dari kesadaran hingga loyalitas pasca-pembelian.

2. Fokus:

   -CS: Berfokus pada penyelesaian masalah dan kepuasan pelanggan dalam interaksi spesifik.

 -CX: Berfokus pada menciptakan pengalaman yang positif dan konsisten di seluruh perjalanan pelanggan.

3. Pengaruh:

   -CS: Sebagai salah satu elemen dalam CX, CS dapat sangat memengaruhi pengalaman pelanggan, baik secara positif maupun negatif.

   -CX: Mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap merek secara keseluruhan, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi loyalitas dan advocacy.

Keterkaitan antara CX dan CS

Meskipun berbeda, CS adalah bagian integral dari CX. Pengalaman pelanggan yang luar biasa sering kali dimulai dari customer service yang responsif dan solutif. Sebaliknya, pengalaman yang buruk dalam CS dapat merusak keseluruhan CX, bahkan jika aspek lain dari perjalanan pelanggan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa customer service tidak hanya efisien dalam menyelesaikan masalah, tetapi juga proaktif dalam membangun hubungan yang positif dengan pelanggan.

Namun, CX tidak hanya ditentukan oleh CS. Faktor-faktor lain seperti user experience (UX), pemasaran, komunikasi merek, dan kualitas produk atau layanan semuanya berkontribusi pada CX. Untuk menciptakan CX yang unggul, perusahaan harus bekerja secara holistik, memastikan bahwa semua aspek yang mempengaruhi perjalanan pelanggan berfungsi harmonis untuk menciptakan kesan yang positif dan konsisten.

Mengapa Memahami Keduanya Penting?

Di era di mana pelanggan memiliki banyak pilihan dan informasi di ujung jari mereka, pengalaman yang mereka rasakan saat berinteraksi dengan sebuah merek dapat menjadi pembeda utama. Memahami perbedaan antara CS dan CX, serta bagaimana keduanya saling terkait, memungkinkan perusahaan untuk tidak hanya memenuhi kebutuhan pelanggan tetapi juga melebihi harapan mereka.

Dengan strategi CX yang kuat, didukung oleh customer service yang unggul, perusahaan dapat menciptakan hubungan jangka panjang dengan pelanggan, meningkatkan loyalitas, dan pada akhirnya mendorong pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Kesimpulan

Customer Service dan Customer Experience adalah dua konsep yang berbeda namun saling berkaitan dalam dunia layanan pelanggan. Customer Service adalah elemen penting dari Customer Experience, namun CX jauh lebih luas dan mencakup seluruh perjalanan pelanggan dengan merek. Untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang luar biasa, perusahaan harus memperhatikan setiap detail dari interaksi langsung hingga keseluruhan persepsi yang dibentuk oleh pelanggan. Hanya dengan pendekatan holistik inilah perusahaan dapat benar-benar memenuhi dan melampaui harapan pelanggan mereka.
---

Artikel lainnya:
TTL; A Holistic Marketing Approach!

Navigating the Intersection of Human Empowerment and AI Technology

Strategi Kunci Customer Service / Contact Center

Tentang AHT (Average Handling Time)

EFISIENSI BIAYA OPERASIONAL CS

Dalam Whatsapp group Indonesia Contact Center Association (ICCA), pak Andi Anugrah, selaku ICCA Chairman yang juga Admin di group melempar sebuah diskusi lewat tulisan regularnya setiap pagi yang diberi tajuk #celotehpagi. Judul tulisannya pagi ini adalah 'Berfikir Kritis'. Maksud dari judul tersebut tampaknya adalah terkait 'tantangannya' pada para CS Manager yang ikut berlomba di ajang tahunan yang dihelat oleh ICCA. Ajang itu adalah The Best Contact Center Indonesia 2021. 

Kembali pada tulisannya, pak Andi membuka tulisannya dengan pertanyaan berikut:

Salah satu pertanyaan yang kami ajukan pada saat lomba individual adalah mengenai efisiensi biaya operasional. Dalam pertanyaan moderator tersebut menyebutkan “Sebagai Manager Contact Center terbaik, Jika anda diminta melakukan efisiensi biaya operasional. Pilih tindakan yang akan anda lakukan, apakah Mengurangi jumlah Agent Atau Menyediakan Layanan Digital ? Jelaskan 3 alasan dari pilihan tersebut ?”

Jika anda dalam posisi tersebut, yang mana yang akan menjadi prioritas anda ? Apakah mengurangi jumlah agent atau menyediakan layanan digital ? Coba anda jelaskan tanpa menghubungkan keduanya atau coba anda jelaskan dengan menggunakan data-data yang mendukung.  Coba anda jelaskan dengan memperhatikan risiko dan proses pengembangan yang harus dilakukan.

---
Pada artikel singkat ini saya tidak sedang mencoba pertanyaan pak Andi. Ini hanya sekedar memberikan satu perspektif tentang apa yang ingin didiskusikan pada tulisan di atas.

Begini komentar saya dalam WAG tersebut:

Sungguh menarik pertanyaan moderatornya ya pak Andi. 😊

Terasa menantang terutama pada dua pilihan yang disediakan: (1) Mengurangi jumlah Agent Atau (2) Menyediakan Layanan Digital?

Terkait pilihan nomor 2, di era sekarang yg serba digital, kebutuhan akan digital touch point adalah sebuah keniscayaan, kalau tak disebut sebagai keharusan. Maka ia sesungguhnya tak hanya semata terkait pada efisiensi biaya operasional. Mau mahal pun, ketika dalam kancah kompetisi mengharuskan perusahaan memiliki layanan digital, mau gak mau harus dilakukan. Apalagi ketika layanan digital itu telah menjadi kebutuhan dasar atau hygiene factor dari customer need zaman now. Bisa jadi dengan disediakannya layanan digital yang komprehensif, perusahaan perlu menyediakan system/tool/platform digital yang cukup costly. Tapi di ujung, akan bisa diprediksi seperti apa cost per contact (CPC) atau dalam komparasi yang lebih luas lagi adalah cost per subsriber / cost per customer. Setelah customers teredukasi dengan layanan digital sangat mungkin kebutuhan mereka untuk menghubungi CS ~slowly but sure~ akan berkurang. Ini pertanda baik bagi efisiensi.

Adapun pada pilihan yang pertama, itu perlu dilakukan ketika perhitungannya menunjukkan bahwa memang terjadi overstaffing. Kelebihan orang. Kalau ternyata kondisi jumlah orangnya pas-pasan, atau mungkin cenderung kurang orang, maka tentu saja pengurangan jumlah karyawan bukanlah keputusan yang tepat. Alih-alih untuk efisiensi biaya operasional, dengan mengurangi jumlah agent nanti bisa menyebabkan factorof easiness to access-nya CS jadi NOL. Itu akan jadi bumerang dan bow waktu bagi perusahaan. Hanya menunggu waktu untuk melihat customers hengkang ke kompetitor.

Untuk tetap memenuhi keinginan top manajemen dalam hal efisiensi biaya operasional yang sangat penting dilakukan adalah 'mengurangi contact per subscribers'. Harus diupayakan bahwa customer tidak merasa perlu menghubungi CS karena mereka sudah teredukasi dengan baik dan jelas di laman FAQ, dan layanan self service yang tersedia. Untuk itu CS manager harus kolaborasi dengan beberapa stakeholders: 

(1) Dengan team produk; Pastikan di setiap titik dari Customer Journey adalah frictionless experience. Sehingga komplain berkurang. 

(2) Dengan team engineering; Resolve semua paint points yang ada dengan tindakan preventif untuk paint points serupa di masa y.a.d. Sehingga mass complaint dapat diantisipasi.

(3) Dengan team marketing/Content writing; Revamping FAQ. Buat laman FAQ yang benar-benar edukatif. Kalimat yang jelas dan mudah dimengerti. Akan lebih keren jika disertai dengan animasi 'how to'-nya. Sehingga pertanyaan umum yang berulang tidak perlu ditanya lagi oleh customers.

(4) Dengan team Helpdesk; Pastikan SOP eskalasi berjalan sesuai yang disepakati. Time to Resolve-nya harus terjaga. Dengan kejelasan SLA per tiket ini membuat pelanggan tidak menghubungi CS terus-terusan untuk cek progress komplainnya. Sehingga repeated tickets dapat dihilangkan.

Ketika empat inisiatif di atas dilakukan dengan ketat, percayalah jumlah tiket/kontak akan berkurang signifikan. Dengan sendirinya nanti akan terjadi overstaffing, disanalah seorang CS Manager dapat melakukan pengurangan karyawan dengan alasan yang sangat reasonable. Dalam hal melakukan pengurangan karyawan, perlu dilakukan dengan standar dan ukuran yang tepat, sehingga yang tersisa adalah benar-benar karyawan berprofuktifitas tinggi saja, sebagai hasilnya akan didapatkan efisiensi biaya operasional yang mencengangkan! :)

Just my2cent:)

Strategi Kunci Customer Service / Contact Center

Membicarakan Customer Service (CS) atau Contact Center (CC) sebagai sebuah organisasi artinya akan membicarakan pula tiga aspek penting di dalamnya. Apa saja? People, Procedure, Technology. Maka untuk membahas tentang strategi CS/CC, tentulah terkait tiga hal tersebut. Berikut ini bahasan singkatnya.

A. People

Ini terkait pada segala sesuatu tentang Sumber Daya Manusia (SDM). Apa saja yang perlu diperhatikan dalam mendapatkan SDM yang berkualitas haruslah menjadi perhatian serius dari top Manajemen organisasi CS tersebut. Perhatian serius memang harus lebih diperhatikan karena SDM lah yang akan menggerakkan sebuah organisasi. Bagaimanapun bagusnya sistem prosedur yang dimiliki atau bagaimanapun canggihnya teknologi yang digunakan jika tidak didukung oleh SDM yang berkualitas sebagai pelaksana organisasi tersebut pasti tidak akan menjadikan organisasinya seefektif yang diharapkan.

Untuk mendapatkan SDM seperti kualitas yang diharapkan maka perlu dimulai sejak proses penerimaan karyawan (rekrutmen). Penyaringan dengan pengukuran yang terstandar perlu dilakukan sejak awal. Selanjutnya diikuti dengan proses pengajaran/pelatihan (training) yang terstandar pula. Masa training awal ini termasuk masa yang sangat krusial dalam proses mendapatkan SDM yang baik, meski setelah masuk nanti, mereka juga akan mendapatkan kelas training regular lainnya. Selanjutnya, SDM tetap perlu mendapatkan pembinaan yang terstruktur dan terarah ketika mereka sudah resmi bergabung menjadi karyawan di organisasi CS.

Pembinaan karyawan dapat dilakukan bersamaan dalam pemberian coaching, counselling dan mentoring (CCM) terhadap SDM dengan porsi yang cukup dan terencana. Selanjutnya, penilaian kinerja (Performance Appraisal) merupakan bagian penting lainnya.

B. Procedure / System Operating Procedure (SOP)

Pada bagian ini, top manajemen perlu merancang sebuah kerangka berfikir dengan sudut pandang perusahaan dan pelanggan sekaligus. Sudut pandang perusahaan tentu perlu diperhatikan, karena akan sangat berdampak pada beberapa bagian penting dari perusahaan itu seperti anggaran belanja, citra perusahaan, dan hirarki antar level manajemen. Sementara sudut pandang pelanggan tentu merupakan hal yang sangat mutlak. Maka untuk mendapatkan SOP yang baik, kepentingan kedua pihak; company and customer, perlu bertemu di satu titik yang seimbang.

Keseimbangan kepentingan itu terletak pada seberapa mudah dan sederhananya pelanggan mengakses informasi, meminta bantuan, bertanya dan mengeluhkan masalahnya kepada organisasi CS. Semakin sederhana, semakin menyenangkan bagi pelanggan. Sementara di sisi lain, bagi perusahaan, pemenuhan semua kebutuhan pelanggan bisa dilakukan dengan cara yang sederhana pula. Tidak birokratis. Tidak berlama-lama dalam review masalah hingga sampai berlapis-lapis hirarki manajemen. Juga tidak berbiaya tinggi untuk pembelanjaan yang tidak urgent.

C. Technology

Bagian ini merupakan 'senjata-nya' organisasi CS. Pilihannya, dapat mengembangkan teknologi sendiri oleh team IT internal atau menyewa/membeli dari perusahaan mitra (vendor). Dalam banyak hal, secara umum top manajemen memandang penggunaan teknologi sewa/beli dari vendor jauh lebih murah dan efisien. Selain karena faktor biaya sewa/beli, efektifitas sebuah teknologi tersebut juga menjadi pertimbangan.

Adapun teknologi yang digunakan umumnya terkait pada kebutuhan hal-hal berikut: aplikasi Customer Relationship Management (CRM), aplikasi Workforce Management (WFM), aplikasi Contact Management System (CMS), Quality Assurance (QA) Tool, dan Learning Management System (LMS). Untuk organisasi Contact Center diperlukan pula sistem Interactive Voice Response (IVR) dan Automatic Call Distribution (ACD) berikut perangkat Telephony lainnya. Selain itu, akan lebih bermanfaat jika memiliki Human Resource Information System (HRIS) yang terintegrasi untuk sistem informasi kekaryawanannya. Adapun untuk sistem penyimpanan data, akhir-akhir ini organisasi CS mulai banyak organisasi CS yang memilih cloud computing. Teknologi cloud computing memang sangat efektif. Sepanjang perangkat terhubung dengan internet maka semua data dapat diakses tanpa batas.

Demikianlah pembahasan ringkas tentang poin-poin strategi yang perlu diperhatikan dalam mengelola sebuah organisasi CS/CC. Semoga bermanfaat.
***

Untuk diskusi lebih lanjut terkait materi-materi CS / CC lainnya, pembaca dapat kontak FerSus di 0811-1112-187 

AHT IDEAL; PAS DAN PROPORSIONAL

AHT (Average Handling Time) ideal itu adalah durasi yang ‘pas dan proporsional’ yang dibutuhkan untuk melayani seorang pelanggan. Dikatakan pas karena durasinya tidak terlalu lama, juga tidak terlalu singkat. Dikatakan proporsional karena waktu layanannya disesuaikan dengan jenis dan banyaknya pertanyaan, permintaan dan keluhan pelanggan. Keluhan atau permintaan pelanggan yang lebih banyak tentu memerlukan durasi layanan yang lebih lama pula. Karena memaksa pelanggan untuk mengakhiri percakapannya secara sepihak tentu bukanlah sebuah sikap yang mencerminkan service excellence. 

Dengan adanya term ‘pas’ dan ‘proporsional’ ini maka kesan terburu-buru dapat dihilangkan. Meskipun target AHT ditetapkan pada angka tertentu, namun tidak serta merta mematikan kesempatan pelanggan untuk bertanya lebih. Inilah prinsip dari pas dan proporsional. 

Dengan pemahaman prinsip pas dan proporsional ini, maka agent tetap bisa fokus dalam layanannya tanpa merasa dikejar-kejar oleh target AHT, sementara pelanggan merasa puas karena keinginannya tetap terpenuhi. Tugas team leader dalam memastikan pemahaman agent terhadap prinsip AHT pas dan proporsional ini sangat diperlukan. Sehingga dua hal sekaligus bisa didapat. Yang pertama adalah kepuasan pelanggan. Kedua adalah tercapainya target AHT agent.

AHT yang ditetapkan sebagai salah satu KPI individu agent itu dihitung dalam rentang waktu satu bulan performansi. Meskipun angkanya adalah rata-rata dalam satu bulan, namun agent tetap perlu me-maintain angka AHT-nya secara harian. Dengan maintain AHT secara harian itu akan membuat agent tetap menyadari performansi individunya dari hari ke hari dan dia akan senantiasa tertantang untuk memberikan layanan yang lebih efektif. Sehingga ketika suatu waktu agent menerima satu atau dua pelanggan yang butuh waktu layanan yang lebih dari seharusnya maka agent mengusahakan untuk dapat ‘menetralkan’ AHT-nya dengan percakapan-percakapan lain yang lebih singkat di hari-hari berikutnya.

AHT ideal pada sebuah call center tentu berbeda dengan call center lain yang jenis usaha/organisasinya berbeda. Atau bisa juga berbeda target AHT-nya meskipun jenis usahanya sama. Ini sepenuhnya ditentukan oleh kebijakan perusahaan. AHT di Call Center pelanggan perusahaan telekomunikasi misalnya, tentu berbeda dengan Call Center konsultasi kesehatan. AHT Call Center Banking berbeda dengan AHT Call Center sebuah rumah sakit, hotel, jasa transportasi, dan lain-lain. AHT pada Call Center yang hanya menerima permintaan informasi tentu bisa lebih singkat dibanding dengan Call Center yang mengkhususkan layanan pada technical support atau trouble-shooting help desk. Singkatnya, AHT itu bisa sangat variatif tergantung dari tujuan layanan yang diberikan dan juga tergantung pada kebijakan top management.

Dengan pemahaman yang baik tentang AHT ideal ini diharapkan semua pekerja Call Center dapat bekerja dengan maksimal. Karena permasalahannya sudah dilihat dari banyak sudut pandang. Sehingga AHT ideal itu tidak lagi terpaku pada angka mutlak tertentu saja. Misalnya harus 3 menit, harus 4 menit, dan sebagainya. Sekali lagi bukan itu yang disebut ideal. Penekanan seperti itu hanya akan menjauhkan pelanggan dari rasa puas. Kalau tidak berujung kecewa. 

Bahwa AHT ideal di sebuah organisasi Call Center belum tentu ideal di Call Center lain adalah sebuah keniscayaan. Maka dengan premis tersebut, penulis dapat menyarankan jika team management sebuah Call Center ingin melakukan benchmark terkait AHT dan penanganannya sebaiknya dilakukan ke Call Center yang sejenis. Sejenis bidang usahanya, sejenis pula segmentasi pelanggan dan data demografinya, dan lain-lain. Itu idealnya. Namun bukan berarti benchmark tidak dapat dilakukan ke jenis Call Center yang berbeda. Tetap bisa. Tapi ketika diimplementasi ke Call Center sendiri tentu akan perlu beberapa modifikasi dan perlu di-customized.

#Untuk Contact Center Indonesia yang Lebih Baik!
*picture is powered by google
---

Temukan juga artikel terkait lainnya:
Relokasi Contact Center atau Multi-sites
Proses dan Sikap Layanan seorang Agent Contact Center
Pengertian FCR dan Repeated Calls di Contact Center
Perbedaan Call Center dan Contact Cente
Tentang AHT (Average Handling Time)
AHT Ideal: Pas dan Proporsional

Tentang AHT (Average Handling Time)

Secara definisi, Average Handling Time (AHT) dapat kita sampaikan dengan kalimat berikut: waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam satu transaksi percakapan antara agent dengan pelanggan. Waktunya dihitung sejak awal pelanggan diterima oleh agent, termasuk hold time untuk melakukan pengecekan data dan lain-lain, hingga transaksi selesai. Transaksi selesai itu ditandai dengan closing greeting dari agent dan agent menekan tombol release pada call master.

AHT adalah salah satu Call Center Metrics yang sangat penting dalam pengelolaan sebuah Call Center. Peranannya berdampak langsung pada perhitungan kebutuhan staff (agent), dan akan berujung pada angka Service Level yang akan diraih. Hubungan AHT dengan Staffing itu berbanding lurus. Semakin tinggi AHT-nya, semakin banyak agent yang dibutuhkan, begitu juga sebaliknya. Karena terkait langsung dengan berapa jumlah agent yang dibutuhkan, maka dampak bisnisnya adalah ‘cost’. Semakin tinggi AHT, semakin banyak agent yang harus disewa, dan semakin banyak cost yang keluar. AHT tinggi, biaya mahal. AHT kecil, biaya biasa ditekan.

Bagi Call Center yang tidak bermasalah dengan cost, tingginya AHT tentu tidak akan menjadi concern. Karena mereka bisa mengalihkan tinggi-nya AHT ini dengan jumlah ketersediaan agent yang banyak. Namun, tentu prinsip ini tidak akan bisa berlaku bagi organsisasi yang sangat ketat dari sisi ‘cost’. Apalagi, dalam konteks kompetisi bisnis modern, efisiensi menjadi hal yang sangat penting. Sehingga, kebijakan membiarkan AHT berjalan sendirinya, tanpa ada ‘pengendalian’ pada suatu organisasi Call Center adalah sebuah hal yang tidak tepat.

Dalam rangka ‘pengamanan’ bisnis inilah, maka management Call Center melakukan ‘kajian’ untuk mendapatkan durasi AHT yang ideal. Waktu rata-rata yang pas untuk dapat menyelesaikan sebuah transaksi percakapan,baik itu yang berupa pertanyaan terkait informasi produk/promo/program, permintaan aktivasi/deaktivasi, hingga keluhan. Kajian ini bisa dilakukan langsung oleh pihak terkait dalam organisasi Call Center tersebut, atau bisa juga menggunakan jasa konsultan Call Center.

AHT ideal tersebut dapat diperoleh dengan merekam sebanyak mungkin percakapan dari semua jenis pertanyaan, permintaan dan keluhan untuk kemudian dicari angka rata-ratanya. Atau bisa juga dilakukan berdasarkan perhitungan dengan simulasi, atau bisa juga dengan melakukan mystery calling, atau gabungan dari semuanya.

Setelah mendapatkan AHT yang dianggap ideal, maka angka AHT ini perlu ditetapkan sebagai salah satu parameter KPI (Key Performance Indicator) organisasi tersebut. Dan agar lebih terinternalisasi semangatnya dalam diri masing-masing agent, maka parameter AHT ini perlu dimasukkan juga sebagai salah satu parameter KPI individual agent. Sehingga agent akan senantiasa terus terpacu untuk membuat traksaksi layanannya menjadi lebih efektif.

Efektifitas komunikasi seorang agent itu dapat diukur dari beberapa hal, diantaranya parameter ‘Penyampaian informasi yang jelas dan benar.’ Ini terkait dengan kejelasan dan kebenaran informasi yang disampaikan sehingga pelanggan tidak minta diulangi penjelasannya. Parameter ini juga dapat mengukur tentang pemahaman produk seorang agent. Selanjutnya ada parameter ‘Penjelasan yang sistematis dan runut.’ Ini terkait dengan SOP yang teratur dan kemampuan agent dalam menjelaskan hal yang detail. Berikutnya ada parameter ‘Menghindari kalimat jargon’. Kemudian ada juga parameter ’Menghindari kalimat yang berbelit-belit’, dan lain-lain.

Selain dari efektifitas komunikasi individual agent, AHT juga dipengaruhi oleh performa sistem atau aplikasi Call Center yang digunakan. Semakin cepat kinerja sistem atau aplikasinya maka akan semakin mudah bagi agent untuk mengeksekusinya.

Semakin cepat akses aplikasi dan web portal maka semakin minimal kemungkinan agent untuk perlu melakukan hold time. Dan hold time ini sangat signifikan kaitannya dengan tinggi rendahnya AHT. Diantara system mandatory yang perlu dimiliki oleh sebuah Call Center untuk menunjang performansi kinerja Call Center-nya adalah knowledge based portal (situs internal berupa bank informasi, termasuk laman SOP), dan juga aplikasi CRM (Customer Relationship Management) yang tidak hanya digunakan untuk melihat semua informasi tentang pelanggan (beserta informasi akunnya) juga dapat digunakan sebagai alat pencatatan / dokumentasi setiap transaksi yang pernah dilakukan oleh semua agent dengan pelanggan.

Demikian penjelasan mengenai AHT ini, semoga berguna. Sampai jumpa di tulisan berikutnya. InsyaAllah di pertemuan berikutnya akan kita bahas 'Apa itu AHT ideal?'

#Untuk Contact Center Indonesia yang Lebih Baik!
*picture is powered by google
---

Temukan juga artikel terkait lainnya:
Relokasi Contact Center atau Multi-sites
Proses dan Sikap Layanan seorang Agent Contact Center
Pengertian FCR dan Repeated Calls di Contact Center
Perbedaan Call Center dan Contact Cente
Tentang AHT (Average Handling Time)
AHT Ideal: Pas dan Proporsional